Firmanızın ihracat potansiyelini arttırmak istiyorsunuz ve yavaş yavaş başarmaya da başladınız. Bu sebeple iş hacminiz ve yoğunluğunuz artmaya başladı. Bu noktada departmana ekstra bir personel tahsisi konusunu gündeme getirdiniz ve yönetim tarafından kabul gördü. Hali hazırda önünüzde 2 seçenek mevcut.  Birinci personel operasyonel manada sizin elinizi güçlendirecek nitelikte ikinci personel ise ekstra bir yabancı dile sahip. İngilizcenin yanında ayrıca Arapça biliyor olsun. Ve siz bu personelin işe alınması noktasında talepte bulunuyorsunuz. Odak noktanız ise personelin 2. Yabancı dili yani Arapça.
Burada sizin talebinizin karşılanmasındaki önemli nokta şu olacaktır. Bu dilden faydalanabilecek misiniz? Arapça konuşulan coğrafyada ürününüzü kolayca satabilecek pozisyona sahip misiniz? Piyasa, Pazar, Rakip araştırmalarınız tam ve doğru mu?
Eğer yukarıda bahsettiğimiz bilgilere yeterince hakim değilseniz vereceğiniz karar sizi yanıltabilir. Patron / yöneticinizin de bu bilgilere hakim olmadığını düşünelim ve talebinizi olumlu şekilde karşıladıklarını düşünelim. Siz de buradan hareket ile operasyonel manada çok daha faydalı olabilecek bir personel yerine, Arapça bilgisine güvendiğiniz ikinci personeli tercih ettiniz.  Fakat mevcut konumunuz, ülkenizin Arap coğrafyasındaki ülkeler ile yaptığı / yapamadığı ticari anlaşmalar satış yapmanızı zorlaştırıyor. Üstüne üstlük hedef ülkelerinizin her birinde çok güçlü rakip konumunda bulunabilecek üreticiler mevcut.
Görüldüğü üzere yeterli araştırma yapılmadan alınabilecek bir karar sizi beklediğinizden çok daha farklı bir pozisyonda bırakabilir. Tahmin ettiğiniz ihracat satış pozisyonunu alamadığınız gibi, yöneticilik konusundaki yeterliliğinizde sorgulanmaya başlanacaktır.
Unutmayın hiçbir patron / yönetici karlılık gördüğü bir aksiyona negatif geri bildirim vermez. Fakat negatif geri bildirim getiren aksiyonları detaylı şekilde sorgular.
 
İhracat satışını başarılı şekilde yönetmek
 
İhracat departmanları firmalar için dünyaya açılan bir kapıdır. Özellikle üretim yapan firmalar için bir çok artısı olduğunu düşünüyorum. Üretimini ve satışını yaptığınız üründe sizin ülkeniz 1 numara değil ise, ihracat departmanın elde edeceği bilgi, birikim sizin için çok kıymetlidir. Ürününüz ile ilgili yurt dışında yaşanılan yeniliklerden ister istemez haberdar olmanızı sağlar. Bilinçli ve kurumsal müşteriler ile çalışıyorsanız bu birliktelik sizi isteniz de istemeseniz de belli bir kalite seviyesine çekecektir.
Yurt içi satışlarda birçok konu ikili ilişkiler ile halledilebiliyorken, ihracat satışlarında vitrinde yalnızca sizin ürününüz olur. İyi ise değer görür, kusurlu ise geri döner zarara sebebiyet verir. Bu sebeple ihracat yapan firmalar kalitelerine önem vermeye başlarlar. Girdi – çıktı kontrollerini daha dikkatli yaparlar. 3-4 saatte bir yapılan kalite kontrol testleri saatte bir yapılmaya başlanır. Üstün körü yapılan final kontrolleri çok daha detaylı ve dikkatli yapılmaya başlanır. Tüm bunların sonucu olarak hali hazırda üretimini yaptığınız ürününüzün kalitesini birkaç seviye yukarı taşımış olursunuz ve bu yurt içi satışlarınızda da size artı olarak döner.
İşte bu noktada bir ihracat satış yöneticisi olarak sizin üzerinize düşen yönetim ve üretim kademeleri ile bu detayları paylaşmaktır. Ancak bu şekilde başarılı satış gerçekleştirebileceğiniz doğru, kaliteli ve yeterli ürün elde edebilirsiniz.
Yukarıdaki şartların tamamını yerine getirdiğinizi varsayalım. Şimdi gelelim satış kısmının nerede başlayıp nerede bittiğine.
Öncelikle satış dediğimiz işlemin; siparişin alınması, ödemenin alınması, ürün sevkinin gerçekleştirilmesi aşamalarından çok daha önce başladığına inanıyorum. Satış yapmak isteyen bir personel öncelikli olarak bu satışı çok iyi analiz etmeli. Şahsi fikrim iyi bir satışın başlangıç noktasının konu bahis ürünün çok iyi tanınmasından geçmesidir. Tanımadığınız bir ürünü bilinçli bir şekilde satamazsınız. Ancak çok şanslı olmalısınız. 
 
Şans kumarbazlar içindir, Satışçı kumar oynamaz. Nokta atışı yapar.
Sattığınız ürünün teknik bilgilerine, üretiminin nasıl yapıldığına, kullanım alanlarının nereler olduğuna ne kadar hakim olursanız satışını o kadar kolay gerçekleştirirsiniz.
Bir ürünün teknik bilgilerine hakimiyetiniz sizi müşterinin karşısında işine ve ürününe hakim bir profesyonel görüntüsüne büründürür. Müşterinizden gelen soruları kolaylıkla cevaplayabilecek ürün bilgisine sahipseniz, müşterinizi de kolaylıkla doğru ve ihtiyacı olan ürüne yönlendirebileceksiniz demektir. İşte bu özellik sizi satışa bir adım daha yaklaştırmış demektir.
Zaman zaman müşterilerinizden ürününüz ile ilgili olmayacak talepler gelebilir. Bu durum müşterinizin ürünü tanımayışından kaynaklanıyor olabilir. Ya da mevcut tedarikçi tarafından yanlış bilgilendirilmiş bir müşteri, sizden o ürüne ait olmayacak özellikleri talep edebilir. Bu noktada ürününüzün nasıl üretildiğine hakimseniz, hangi özelliklerin mümkün olup olmadığını müşterinize mantıklı bir biçimde açıklayabilirsiniz. Aksi takdirde o özelliklerin mümkün olduğuna inanmış olan müşteriniz, sizin bu ürünü üretme yeteneğine sahip olmadığınıza inanacaktır. Bu noktada müşteriyi kaybetme riski ile karşı karşıya kalırsınız. Diğer yandan müşteriyi tatmin edecek mantıklı bir açıklama ile üretimin mümkün olmadığını izah ettiğinizde ise müşterinizin mevcut tedarikçisine bakış açısını da değiştirmiş olursunuz.  Bu noktada müşteriniz sizden edindiği doğru bilgiler ışığında mevcut tedarikçisini sorgulayacak ve yanlış bilgilendirildiğini gördüğünde ise o tedarikçiye olan güveni sarsılacaktır.
 
Unutmayın uzun soluklu ve başarılı iş ilişkileri ancak GÜVEN ile sağlam bir temele oturur.
Yukarıda bahsettiklerimiz yalnızca ihracat değil yurt içi satış departmanlarında çalışanlarında hakim olması gereken bir konu aslında. Ürününüzü ne kadar iyi tanırsanız satış ihtimalinizi o kadar arttırırsınız.
Şimdi gelelim ihracat satışı ile alakalı 1-2 ufak püf noktasına.
Bugüne kadar yaptığım gözlemlere ve işlemlere dayanarak çok büyük rahatlıkla şunu söyleyebilirim ki ihracat müşteri portföyü oluşturmak hiç kolay değil. Ama bir yandan hiç zor da değil. Yalnızca ihtiyacınız olan şey, uzun soluklu ve düzgün bir plan.
 
Uzun soluklu bir plan yapacağımıza göre ilk ihtiyacımız olan özellik sabırlı olmak.
Geçtiğimiz 7 sene içerisinde yaklaşık 10.000 adet tanıtım maili gönderdim. Yılda ortalama 1.450 civarı tanıtım maili attım. Sanıyorum her bir potansiyel müşteriye 5 ya da 6 defa göndermişimdir. Bu da ortalama 230 – 280 farklı müşteri demektir. Yaptığım excel listeleri ile hangi müşterilere hangi tarihlerde mail attığımı ve bir sonraki maili atmam gereken tarihleri kayıt altına aldım. Düzenli ve sistemli bir biçimde mail göndermeye devam ettim. İlk yılımda 1450 mailden minimum %20 geri dönüş alırım ve bununda yarısını satışa dönüştürürüm diye düşünüyordum. Fakat beklediğim gibi olmadı. Geri dönüş aldığım mail sayısı %2 - %3 civarında kalırken satışa dönüşen müşteri sayısı ise yalnızca 3 oldu. Yani yaklaşık 1000’de 2 oranında bir başarıdan bahsediyoruz. İlk yılımdan sonra öğrendiğim ilk şey sabırlı ve istikrarlı olmak oldu. Takip eden yıllarda kademe kademe bu rakamı yukarı taşımayı başardık. Şu anda bu rakam 1000’de 6-7 civarında. Yaklaşık 3 kat artan bir ivmeden bahsediyoruz. Bunun yıllık ihracat ciromuza katkısı ise yaklaşık %25 seviyesinde.
 
Gelelim neleri değiştirerek bu rakamı yukarı çekebildiğimize.
Öncelikle her bir ülkenin kendine ait kültürü, ihtiyaçları ve çalışma biçimi olduğunu hatırlamak gerekli. Yıllar içerisinde fark ettim ki gönderdiğim tanıtım maillerinde herhangi bir değişikliğe gitmiyordum. Hiçbir değişiklik yapmadan farklı sonuçlar almayı beklemek pek mantıklı değildir. Neleri değiştirmem gerektiğini düşünürken fark ettim ki oluşturduğum içerik özelleştirilmiş değildi. Farklı ülkelerdeki farklı ihtiyaç ve alışkanlıklara sahip müşterilere aynı maili atıp duruyordum. Bu noktada yavaş yavaş içeriklerimi değiştirmeye başladım. Her bir ülkedeki farklı firmaların web sayfalarını ziyaret ederek daha ürün bazlı araştırmalara yöneldim. Hangi ülkede hangi renk, hangi ölçü, hangi tür ürün daha çok satılıyor bunlara daha çok eğildim. Sadece görsellerde kullandığım ürün rengini değiştirerek bile inanılmaz sonuçlar elde ettiğimi fark ettim. Mesainin başladığı saatten bittiği saate kadar. Çalışma günlerinden tatil günlerine kadar birçok ayrıntıya dikkat ederek mail göndermeye başladığımda daha fazla geri dönüş aldığımı gördüm.
Buradan hareket ile şu sonucu çıkarmak mümkün. Her bir ülkenin kendine ait bir ürün, çalışma, hatta dinlenme kültürü mevcut. Eğer siz bir ihracat satış personeli olarak bu detaylara dikkatli bakmayı öğrenebilir ve doğru çıkarımlar yapabilirseniz satış için doğru anı yakalama ihtimalinizi giderek arttırmış olursunuz. Tanıtım maili atarken ya da tanıtım yapmak için telefon görüşmesi yapacakken kontak kuracağınız kişinin o an sizi dinlemeye açık olma ihtimalini arttırmanız gerekli. Bu tarz hamleler için en doğru zamanın sabahın erken saatleri olduğunu düşünüyorum. Gözlemlediğim kadarı ile ofis çalışanlarının en verimli ve algısının en açık olduğu çalışma saatleri mesainin başladığı ilk 3 – 4 saatlik dilime denk geliyor. Bu yüzden farklı ülkelerdeki farklı kontaklarınıza mail gönderirken ya da telefon açarken aradaki saat farklarını dahi dikkate alarak doğru anı yakalamaya çalışmanızda fayda var.
 
Unutmayın en iyi golcü forvetlerin sırrı, doğru zamanda doğru yerde olmalarında gizlidir.